문서·콘텐츠 공통 기준

적용할 때 파일·폴더를 만들거나 기존 문서를 정리할 때

미확인일 때 실제 폴더 구조·문서주관부서·명명 기준을 확인하기 전 일괄 이동·개명하지 않습니다.

처리 기준

• 업무·문서 유형·대상 기간을 구분하고 업무 분류, 보호등급, 보존 분류의 뜻을 각각 설명합니다.
• 파일명·폴더에는 자료를 찾는 데 필요한 업무·기간·버전 또는 상태를 회사 기준에 맞게 정합니다. 불필요한 개인정보·기밀값을 이름에 드러내지 않습니다.
• 공통 분류의 사용 범위와 예외·기존 문서의 연결을 남깁니다. 폴더 이동만으로 내용·권한·보존 조건이 바뀐 것으로 처리하지 않습니다.

역할과 판단

문서주관·주무부서와 Owner가 업무 분류·명명 조건을 확인하고 거버넌스팀이 공통 설명·등록을 지원합니다. 보안은 보호 조건을 확인합니다.

남길 기록

기존 문서 관리 기준의 유형·분류·명명·상태 설명과 적용 대상·예외.

완료 확인

같은 업무의 문서 유형·대상 기간·상태를 구분할 수 있고 분류와 보호 조건이 연결됩니다.

함께 적용할 기준

• 업무 분류와 보호 조건 연결하기
• 업무 용어와 영역별 정의 연결하기

적용할 때 자료를 처음 등록하거나 여러 사본이 함께 사용될 때

미확인일 때 기준본이 서로 다르면 후보·사용처·차이를 기록해 Owner의 업무 판단에 연결합니다. 승인되지 않은 후보를 덮어쓰지 않습니다.

처리 기준

• 업무에서 기준으로 사용할 문서의 위치·버전·내용 확인 역할을 기존 관리대장과 대조합니다.
• 작업 중·검토 중·확정된 적용본과 배포 사본을 구분하고 사본이 가리키는 기준본을 연결합니다. 파일명에 최신·최종이라고 적힌 것만으로 확정하지 않습니다.
• 기준본 위치·내용이 바뀌면 사용처·링크·관련 목록을 갱신하고 이전 적용본과 변경 근거를 찾을 수 있게 합니다.

역할과 판단

Owner·문서 관리 역할이 업무 기준본을 확인하고 Steward가 일상 갱신·사본 연결을 유지합니다. IT는 저장·접근을 지원합니다.

남길 기록

데이터 관리 목록의 기준본 위치·버전·내용 확인 근거와 문서 변경·배포 기록.

완료 확인

같은 업무의 이용자가 기준본을 찾고 작업본·배포 사본과 구별할 수 있습니다.

함께 적용할 기준

• 공통 데이터 관리 목록에 등록하기
• 저장 위치와 운영 책임 확인하기

적용할 때 파일서버·NAS·PC 등 레거시 폴더를 GWS Drive 등 새 저장소로 이전하기 전에

미확인일 때 미확인 자료는 확인 담당·기한 또는 계기·현재 보관 위치와 원천 저장소 종료 전 후속 처리를 남깁니다. 필요한 조건이 확인되기 전 해당 이관·폐기를 실행하지 않습니다. 미확인을 무기한 보관 허가로 사용하지 않으며 기존 개인정보 처리·통지와 전문 규정의 의무를 늦추지 않습니다.

처리 기준

• 원천 폴더·업무 목적·자료 종류·기간·기준본·담당·현재 사용처와 보호·보존 조건을 조사합니다. 같은 조건의 폴더·자료 묶음을 기본 단위로 정하고 예외 파일을 구분합니다.
• Owner가 업무 필요·후속 업무 영향·기준본과 필요한 이력을 판단하고 해당 역할과 보존·파기 조건을 확인합니다. 파일 크기·오래됨·미수정·폴더 이름·중복 의심만으로 이관 제외나 삭제를 확정하지 않습니다.
• 이관 포함 / 별도 보관·이관 / 이관 제외 / 판단 보류의 처리안에 대상·근거·목적지 또는 현재 보관 위치·담당을 연결합니다. 필요한 자료의 목적지가 보호·보존·원본성·업무 사용 요구를 충족하는지 확인합니다.
• 이관 판정, 원본의 보존·폐기 판단, 실제 실행·검증 상태를 나눠 기록합니다. 이관 제외는 삭제 승인이 아닙니다. 원본 후속 처리는 이전 검증·변경분 반영과 해당 보존·폐기 조건에 연결합니다.
• 거버넌스팀은 공통 선별 기준·판단표·업무별 사례·역할별 교육과 이행 확인을 제공하고 모호한 사례를 보완합니다. 현업의 업무 판단, 전문 검토·기존 승인, IT의 기술 실행·검증을 연결합니다.

역할과 판단

거버넌스팀이 기준 마련 과제·교육·진행·이행 확인을 주관합니다. Owner는 업무 필요, Steward는 조사·판정안·기록·후속 확인, IT는 목적지·이전·검증, 보안·전문 역할은 적용 조건을 맡습니다. 승인권은 기존 규정과 실제 지정·위임에 따릅니다.

남길 기록

데이터 관리 목록의 원천·기준본·담당·목적지와 요청·처리 기록의 이관 판정·근거·원본 후속 처리·실행/검증 상태·미처리/보류·다음 확인. 기존 기록을 재사용합니다.

완료 확인

선정 범위의 포함·별도 보관·제외·보류 이유와 다음 담당·행동을 설명할 수 있습니다. 선별 완료와 이전 검증 완료·원본 후속 처리 완료를 구분합니다.

함께 적용할 기준

• 기준본과 작업본·복사본 구별하기
• 보존기간·보류 사유·처리 권한 확인하기
• 폐기·반환·사본·목록 종료 확인하기
• 저장 위치와 운영 책임 확인하기
• 이관·설정 변경·장애 조치 검증하기
• 개인정보·국가핵심기술 등 추가 조건 확인하기

적용할 때 정기 보고 자료를 작성하거나 마감 후 정정할 때

미확인일 때 마감일·검토자·기준값은 실제 업무와 지정 확인 후 정합니다. 임의로 모든 회사에 같은 주기를 적용하지 않습니다.

처리 기준

• 자료별 작성·검토 역할, 대상 기간·마감 상태·갱신 계기와 완료 확인 방법을 업무 기준에 맞춰 정합니다.
• 작성 시 원천·기록 단위·필수 항목·기간·단위를 확인하고 검토 결과를 기준본의 상태와 연결합니다.
• 누락·지연과 마감 후 정정은 영향·사유·변경 전후·검토를 남기고 이미 사용한 보고·소비자에 알립니다. 이전 확정 내용을 설명 없이 덮어쓰지 않습니다.

역할과 판단

현업 작성·검토 역할과 Owner가 내용·마감·정정을 판단하고 Steward가 갱신 상태를 유지합니다. 거버넌스팀은 이행 누락·후속 결과를 확인합니다.

남길 기록

기존 작성·검토 기록의 기간·원천·상태·확인·정정 사유와 관련 요청 ID.

완료 확인

선정 기간의 작성·검토·갱신 또는 미완료 이유와 다음 담당을 확인할 수 있습니다.

함께 적용할 기준

• 필수 품질 조건과 판단 근거 정하기
• 현재 지표의 산식·집계·해석 정하기
• 변경·인계·종료 때 설명 갱신하기

적용할 때 문서 내용을 바꾸거나 검토·확정·배포할 때

미확인일 때 이력이 남지 않는 부분은 보완 기록과 미확인 범위를 표시하고 시스템 로그만으로 내용 검토를 완료했다고 판단하지 않습니다.

처리 기준

• 변경한 대상·시점·작성 역할·사유·전후 버전과 필요한 검토·승인 근거를 기존 기록에 남깁니다.
• 문서 내용·셀 변경 이력과 접근·공유의 감사 로그를 구분합니다. 파일 종류별 실제 이력 기능·보관 범위를 확인합니다.
• 배포 대상·기준본 버전·적용 조건과 정정·회수 안내를 연결합니다. 기록에 불필요한 민감 원문을 복제하지 않습니다.

역할과 판단

문서 작성·검토·관리 역할이 내용 이력을 남기고 운영 역할이 도구의 기록 범위를 확인합니다. 보안은 배포·보호 조건을 검토합니다.

남길 기록

기존 버전·검토·결재·배포 기록의 위치와 요청 ID·데이터 식별자.

완료 확인

선정한 변경의 이유·전후 내용·검토 근거와 배포 버전을 추적할 수 있습니다.

함께 적용할 기준

• 필요 행위와 실제 로그 수집 범위 맞추기
• 공통 기준의 제정·변경·배포 관리하기

적용할 때 오래된 자료·중복 자료를 정리하거나 보존·폐기를 판단할 때 또는 감사·분쟁·사고 등 보류 사유가 발생·해제될 때

미확인일 때 보존·보류·승인 조건이 미확인인 자료는 폐기하지 않고 확인 대상으로 관리합니다. 개인정보 등 파기 조건이 있는 자료의 보존 연장도 판단 대상입니다. 접근을 제한하고 해당 개인정보·전문 기능에 기한·보류 근거를 확인하며 다음 확인 계기를 기록합니다. 미확인을 무기한 보관 허가로 사용하지 않습니다. 정보주체의 삭제·처리정지·동의 철회 요청에 따른 처리·통지는 보존 근거 확인 때문에 늦추지 않습니다. 삭제 제한 사유가 있으면 P2 제30조 제3항·제31조 제4항 등 해당 근거·통지 조건을 기존 개인정보 경로에서 적용합니다.

처리 기준

• 자료 유형별 업무·계약·전문 규정상 보존 조건, 기간의 시작 기준과 적용 근거를 확인합니다. 제품의 기본 보관기간으로 대체하지 않습니다.
• 보류 사유가 생기면 대상·사본·관련 로그와 책임 역할·해제 조건을 식별합니다. 진행 중인 삭제·파괴적 이동·계정 삭제를 멈추도록 관련 운영·사본 보유 역할에 알리고, 보류 상태·삭제 가능 권한·로그 만료 전 보전과 해제 근거를 확인합니다. 접근 차단·회수와 사고 대응은 늦추지 않습니다. 확정된 보류의 대상은 그 사유에 필요한 범위로 한정합니다.
• 보존·이관·정정·폐기 후보를 구분합니다. 오래됐거나 중복 의심이라는 이유만으로 일괄 삭제하지 않습니다.

역할과 판단

문서 관리 역할·Owner가 업무 보존 필요를 설명하고 해당 규정상 권한자·전문 기능이 적용 조건과 처리 판단을 확인합니다.

남길 기록

기존 보존 기준·대장의 근거·기간·시작 기준·보류 사유·승인 경로와 대상 연결.

완료 확인

대상별 보존·보류·판단 권한을 확인하거나 미확인 조건과 다음 담당이 명확합니다.

함께 적용할 기준

• 과거 자료를 범위별로 정비하기
• 개인정보·국가핵심기술 등 추가 조건 확인하기
• 보안 점검·이상 발견·사고 대응 연결하기
• 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지 요청 연결하기

적용할 때 보존 조건이 충족된 자료를 폐기하거나 외부 처리를 종료할 때 또는 정보주체 요청 등으로 개인정보 삭제가 결정됐을 때

미확인일 때 삭제할 수 없는 사본을 모두 삭제됐다고 보고하지 않습니다. 전문 규정의 추가 요구는 해당 경로에서 확인합니다.

처리 기준

• 대상·사유·보류 해제 여부·관련 사용처·기준본·사본을 확인하고 해당 권한자의 승인 후 처리를 수행합니다. 정보주체 요청에 따른 삭제·파기는 기존 개인정보 역할의 판단과 P2의 해당 기한에 따르며, 일반 폐기 승인 대기를 별도 선행 조건으로 추가하지 않습니다.
• 원본·배포 사본·공유 링크·외부 보관분의 처리 범위를 확인합니다. 백업 등 즉시 삭제할 수 없는 사본은 접근 제한·잔존 이유·만료 또는 처리 조건을 기록합니다. 개인정보는 남은 사본 관리만으로 파기 요건 충족을 선언하지 않고 P2의 복구·재생 방지 등 해당 조건을 개인정보 역할에 확인합니다.
• 처리 시점·수행 역할·대상 범위·결과·남은 사본을 확인하고 관리 목록에 종료 상태와 증적 위치를 반영합니다. 복구 시 폐기 조건을 재적용하도록 연결합니다.

역할과 판단

기존 규정상 권한자가 폐기를 판단하고 문서 관리·IT 역할이 실행·확인합니다. 보안·전문 기능이 파기·보존 조건을 확인하며 거버넌스팀은 기록 연결을 지원합니다.

남길 기록

기존 폐기·반환 기록의 승인·대상·방식·결과·잔존 사본·후속 처리와 목록의 종료 상태.

완료 확인

승인 대상과 실제 처리 결과를 대조하고 남은 사본의 조건·담당·처리 계기를 추적할 수 있습니다.

함께 적용할 기준

• 백업과 실제 복구 가능성 확인하기
• 협력사·위탁·회사 간 외부 처리 조건 확인하기
• 변경·인계·종료 때 설명 갱신하기
• 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지 요청 연결하기