전 그룹사 공통 업무 절차 · 기록과 확인 상태를 쓰는 법 · 용어 풀이
언제 사용하는가
자료의 보존 필요를 재검토하거나 삭제·폐기를 요청한다.
지금 할 일
- 정리할 자료와 사본·백업·연결된 사용처를 목록으로 적습니다.
- 해당 자료의 보존 기준과 폐기 보류 사유, 판단 권한을 확인합니다.
- 권한에 따른 결정을 받은 범위에서 실행하고 실제 남은 자료를 대조합니다.
기술·데이터 요청은 거버넌스팀이 먼저 접수해 유관 부서를 파악하고 연결합니다. 실제 접수 주소는 별도 선정입니다. 보안 사고 의심은 일반 접수를 기다리지 않고 기존 보안 대응 절차에 즉시 연결합니다.
정보주체의 열람·정정·삭제·처리정지·동의 철회 요청은 일반 접수·담당 연결을 기다리지 않고 기존 개인정보 접수·처리 경로로 바로 전달합니다. 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지 요청 연결하기
접수 방법과 기존 기록 연결 · 담당자나 권한을 모를 때의 확인 요청
무엇을 준비하는가
대상과 사본·연계 범위, 적용 보존 기준, 알려진 보류 사유, 관련 담당·기존 기록.
어떤 순서로 진행하는가
- 대상을 식별한다
- 적용 보존 기준과 보류 조건을 확인한다
- 관련 사용처·담당의 영향을 확인한다
- 권한에 따른 보존·처리 판단을 받는다
- 실행한다
- 실제 결과와 목록 상태를 확인한다
단계별 Owner·Steward 업무
Owner는 실제 지정·위임 범위에서 업무 판단을 수행합니다. Steward는 기존 권한 안에서 자료를 정리·점검·갱신하고, 기술 설정·수정·보안 검토는 해당 담당에게 연결합니다. 단계마다 새 결재를 요구하지 않으며, 새 기준·중요 영향·조건 이탈이 있을 때 필요한 판단을 받습니다. 별도 승인과 전문 규정의 요건은 그대로 적용합니다.
| 진행 단계 | Owner가 판단·확인할 일 | Steward가 준비·수행할 일 | 다음 단계에 넘길 결과 |
|---|---|---|---|
| 1. 대상을 식별한다 | 업무가 끝난 범위와 여전히 필요한 자료·사용처를 설명한다. | 기준본·사본·연계·백업의 위치와 관리 담당을 가능한 범위까지 파악한다. | 처리 후보·범위·미확인 사본/연계 목록 |
| 2. 적용 보존 기준과 보류 조건을 확인한다 | 업무상 필요와 알려진 보류 사유를 제시하고 전문 규정의 판단에 연결한다. | 보존 기준·기산 조건·기존 처리 기록·보류 여부를 해당 규정상 역할과 확인한다. | 적용 보존·보류 조건과 확인 근거 |
| 3. 관련 사용처·담당의 영향을 확인한다 | 보고·감사·계약·후속 업무에 미칠 영향을 관련 업무 책임자와 확인한다. | 사용처별 영향과 확인 결과를 모으고 미회신·미확인 범위를 구분한다. | 영향 확인 결과와 처리 범위 조정안 |
| 4. 권한에 따른 보존·처리 판단을 받는다 | 업무 필요에 대한 의견을 내고 실제 권한이 있는 경우에만 해당 판단을 수행한다. | 판단 권한·지정 근거·대상·조건을 연결해 보존·폐기·보류 결정 기록을 받는다. | 권한에 따른 판단 근거; 미확인 상태의 폐기는 진행하지 않음 |
| 5. 실행한다 | 결정 범위가 달라지거나 새 업무 영향이 생기면 재판단에 연결한다. | 승인·보류 조건을 실행 담당에게 전달하고 처리 대상·방법·시점·결과 근거를 받는다. | 실제 처리 기록과 제외·미처리 대상 |
| 6. 실제 결과와 목록 상태를 확인한다 | 남은 자료·영향과 후속 업무 필요를 확인한다. | 목록 상태·링크를 갱신하고 남은 사본·보류 범위·다음 확인을 연결한다. | 처리 결과와 일치하는 목록; 보류·미처리는 열린 항목으로 유지 |
일상 수행·업무 판단·승인을 구분하는 기준 · 두 기록을 끝까지 연결한 가상 예시
어떤 경우에 다른 경로로 가는가
기준·담당이 미확인이면 확인 작업을 진행하고 폐기 완료로 처리하지 않는다. 보존이면 해당 조건으로 자료 등록·저장·갱신하기·활동 기록을 점검하고 문제 처리하기에 연결하고, 폐기·종료이면 사본·연계 영향까지 확인한다. 부서 사용이 끝났다는 사유만으로 삭제를 결정하지 않는다. 정보주체의 개인정보 삭제 요청이면 일반 보존·폐기 판단에 앞서 기존 개인정보 권리 요청 경로에 바로 전달하고 해당 처리·통지 조건을 확인합니다. 이관 제외는 삭제 승인이 아닙니다. 레거시 이관에서 제외·보류한 자료의 원본 보존·폐기 판단과 후속 처리를 이 절차에 연결하고, 이관 판정과 원본 처리의 구분을 확인합니다.
어디까지 확인하면 끝나는가
적용 기준·판단·실행 결과가 연결되고 남은 사본·보류 범위가 설명된다.
누가 판단하고 수행하는가
현업 Owner가 업무 필요와 영향을 확인하고 기존 규정상 권한자가 보존·폐기를 판단합니다. 거버넌스팀은 대상·설명정보·연계·담당 연결과 결과 확인을 맡습니다. 보안·전문 기능은 보호·파기·보류 조건, IT·운영은 실행과 결과 기록을 맡습니다.
결과를 남길 때 확인할 항목
대상·적용 기준·실행 결과·남은 문제와 다음 담당을 기존 기록에서 이어갑니다. 공통 기록 항목을 참고하되, 이 업무에서 남길 내용은 아래 예시와 함께 확인합니다.
작성 예시: 사용이 끝난 교육자료의 정리를 검토하는 경우
설명용 가상 예시입니다. 실제 자료·지정·승인·운영 결과로 바꿔 기록합니다.
| 항목 | 기록한 내용 |
|---|---|
| 대상 | 과거 교육자료와 배포 사본. 기준본·저장 위치·참조 중인 업무를 기록. |
| 업무 필요 | 현재 교육에서 사용하지 않음. 이것만으로 폐기 결정이 되지는 않음. |
| 확인 요청 | 적용 보존 기준·보류 사유·처리 권한을 기존 문서 관리 역할에 확인. |
| 현재 상태 | 보존 조건 확인 중 / 폐기 미실행. |
| 완료 조건 | 결정 근거와 처리 범위, 실제 결과·남은 사본을 기록한 뒤 목록 상태 갱신. |
인계할 때: 보안 관련 역할에는 목적·자료 내용·분류·이용/수신 범위·적용 조건·기존 승인 근거를, IT에는 원천/대상 위치·변경 전후·시점·오류/실행 기록·요청 결과를 전달합니다. 필요한 범위와 기존 보호 조건을 지킵니다.
두 기록의 연결
- 데이터 관리 목록의 항목 ID 또는 위치
- 요청·처리 기록의 ID 또는 위치
- 연결한 기존 대장·정의서·결재·운영 기록
함께 볼 관리 영역과 다음 업무
이 업무에 적용할 세부 기준
보존·처분 판단의 개념 근거: CDMC v1.1.1 · 데이터 생애주기의 보존·처분[1]. 회사의 보존 기간·처리 권한은 해당 규정과 권한자의 판단에 따릅니다.
함께 읽기: 범위의 근거는 위 관리 영역에서, 보호·승인 조건은 제공된 사내 규정에서 확인합니다.