이미 모인 자료 관리 시작하기 공통 기준

전 그룹사 공통 업무 절차 · 기록과 확인 상태를 쓰는 법 · 용어 풀이

언제 사용하는가

자료는 운영 중이지만 관리 규칙·책임·접근·기록·점검 방식이 불명확하다. 새 부서 데이터 담당자도 이 문서에서 시작한다. 담당 이동·퇴사로 인계가 필요하거나 실제 담당을 찾지 못할 때도 사용한다. 파일서버·NAS·PC 등 레거시 폴더를 새 저장소로 옮기기 전에 자료를 선별할 때도 사용합니다. 레거시 폴더를 GWS Drive로 옮기는 적용 예시에서 판단표·역할·기록을 함께 확인합니다.

지금 할 일

• 지금 사용하는 자료 묶음 하나의 목적·위치·아는 담당을 적습니다.
• 아래 네 항목의 확인된 사실과 미확인을 구분합니다.
• 각 미확인 항목에 확인을 요청할 역할과 다음 행동을 붙여 기존 업무 기록에 남깁니다.

기술·데이터 요청은 거버넌스팀이 먼저 접수해 유관 부서를 파악하고 연결합니다. 실제 접수 주소는 별도 선정입니다. 보안 사고 의심은 일반 접수를 기다리지 않고 기존 보안 대응 절차에 즉시 연결합니다.

정보주체의 열람·정정·삭제·처리정지·동의 철회 요청은 일반 접수·담당 연결을 기다리지 않고 기존 개인정보 접수·처리 경로로 바로 전달합니다. 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지 요청 연결하기

접수 방법과 기존 기록 연결 · 담당자나 권한을 모를 때의 확인 요청

우리 도메인의 관리 범위부터 적기

업무 도메인은 같은 업무 의미와 책임으로 관리할 데이터의 묶음입니다. 영업·구매·재무 등이 예이며, 조직도나 시스템 하나와 반드시 일치하지 않습니다. 11개 관리 영역은 그 묶음을 관리할 때 확인할 기능입니다. 한 도메인 안에서 정의·품질·보안·메타데이터 등 여러 영역을 함께 적용합니다.

Owner는 업무 경계와 책임을 설명하고 관련 업무 책임자와 맞춥니다. Steward는 기존 자료와 사용처를 조사해 아래 내용을 작성합니다. 도메인별 새 대장을 만들 필요는 없습니다. 기존 업무 정의서나 데이터 관리 목록에 범위 설명과 근거 위치를 연결합니다.

부서별 정의가 다르면 목적·포함 범위·기간·단위·사용처를 먼저 비교합니다. 목적별 정의를 구분해 쓸 수 있는지는 기존 공통 기준과 실제 권한 안에서 판단합니다. 한 부서가 다른 부서나 전사 공통 정의를 임의로 바꾸지 않습니다. 해결되지 않은 이견은 거버넌스팀 조정에 연결하고 최종 조정 권한이 미정인 안건은 미결로 남깁니다.

범위 설명을 작성해 현황 파악을 시작할 수 있습니다. 실제 책임·업무 정의·적용 조건을 확인하지 못한 상태를 운영 준비 완료로 표시하지 않습니다. 역할 선정 시 확인할 질문 · 최소 운영 결과

무엇을 준비하는가

실제 자료 묶음 하나, 사용 부서·저장 위치, 아는 담당자와 기존 규칙·기록. 아는 범위부터 적고 미확인은 별도로 표시한다. 이관하는 경우 원천 경로·자료 종류·규모·현재 사용처·기준본·보존 조건과 목적지의 요구를 모읍니다.

어떤 순서로 진행하는가

1. 대상 업무·자료 묶음과 적용 조직·규정을 확인한다
2. 담당·기준본·접근 범위부터 현황을 확인한다
3. 규칙 / 권한 / 활동 기록 / 점검의 상태를 한 표에 모은다
4. 항목별 확인·결정·실행 담당을 연결한다
5. 실제 적용 결과를 확인한다
6. 반복 점검을 활동 기록을 점검하고 문제 처리하기로 인계한다

단계별 Owner·Steward 업무

Owner는 실제 지정·위임 범위에서 업무 판단을 수행합니다. Steward는 기존 권한 안에서 자료를 정리·점검·갱신하고, 기술 설정·수정·보안 검토는 해당 담당에게 연결합니다. 단계마다 새 결재를 요구하지 않으며, 새 기준·중요 영향·조건 이탈이 있을 때 필요한 판단을 받습니다. 별도 승인과 전문 규정의 요건은 그대로 적용합니다.

일상 수행·업무 판단·승인을 구분하는 기준 · 두 기록을 끝까지 연결한 가상 예시

어떤 경우에 다른 경로로 가는가

초기 정보 수집 중에도 품질 문제는 숫자·항목을 맞추고 오류 해결하기, 새 접근·외부공유는 자료 이용·공유하기, 변경 영향은 바뀌는 데이터와 업무 영향 확인하기, 보존·폐기는 자료 보존·폐기 판단하기의 해당 기준을 연결한다. 이 안내의 현황 표에는 각 작업의 다음 담당과 상태를 유지한다. 다른 업무로 넘어갈 때도 대상·열린 항목·다음 담당을 같은 기록에 이어 적습니다.

어디까지 확인하면 끝나는가

초기 현황 확인과 선정 범위의 운영 준비 확인을 구분한다. 담당·기준본만 찾았거나 미확인 항목의 문의 대상만 정한 상태는 운영 체계 적용 완료가 아니다. 규칙·권한·기록·점검의 항목별 결과와 열린 항목을 함께 유지한다.

누가 판단하고 수행하는가

현업 Owner는 업무 내용·품질, Steward는 설명·일상 관리를 맡습니다. 거버넌스팀은 공통 기준·누락 확인·보완 요청과 접수·담당 연결·결과 확인을 수행합니다. 보안은 기존 보호·승인 조건, IT·운영은 설정·기록 범위를 확인합니다. 실제 담당자 지정·위임은 확인 필요입니다. 레거시 이관 기준 마련은 거버넌스팀이 주관하며 공통 선별 기준·사례·교육·진행·이행 확인을 제공합니다. 자료의 업무 필요는 Owner가 판단하고 이관 실행·검증은 IT와 해당 역할에 연결합니다.

결과를 남길 때 확인할 항목

대상·적용 기준·실행 결과·남은 문제와 다음 담당을 기존 기록에서 이어갑니다. 공통 기록 항목을 참고하되, 이 업무에서 남길 내용은 아래 예시와 함께 확인합니다.

작성 예시: 부서의 월간 업무자료를 관리하기 시작하는 경우

설명용 가상 예시입니다. 실제 자료·지정·승인·운영 결과로 바꿔 기록합니다.

한 표로 인계할 때의 예시

인계할 때: 보안 관련 역할에는 목적·자료 내용·분류·이용/수신 범위·적용 조건·기존 승인 근거를, IT에는 원천/대상 위치·변경 전후·시점·오류/실행 기록·요청 결과를 전달합니다. 필요한 범위와 기존 보호 조건을 지킵니다.

두 기록의 연결

• 데이터 관리 목록의 항목 ID 또는 위치
• 요청·처리 기록의 ID 또는 위치
• 연결한 기존 대장·정의서·결재·운영 기록

데이터 관리 목록·요청·처리 기록의 책임과 항목

빈 기록 항목 열기·저장 (.txt)

레거시 폴더를 GWS Drive로 옮기는 경우

기존 파일서버·NAS·PC·공용 폴더의 자료를 GWS Drive로 올리기 전에, 업무에 필요한 범위와 보존 조건을 확인합니다. 거버넌스팀은 공통 선별 기준·판단표·업무별 사례·교육을 제공하고 진행·이행을 확인합니다. Owner는 업무 필요를 판단하고 Steward는 자료 조사·처리안·기록·후속 확인을 맡습니다. 기술 실행은 IT, 보호·전문 조건과 승인은 기존 규정상 역할에 연결합니다.

아래 경로·자료·판정은 가상 자료로 작성한 설명용 예시입니다. 실제 원천 폴더·GWS 목적지·담당자 지정·승인·이전 결과는 확인되지 않았습니다. 회사별 실제 적용은 공통 기준과 해당 전문 규정 안에서 정합니다. 공통 선별 기준 · 거버넌스팀이 제공할 기준과 교육

업로드할 자료와 원본의 처리를 구분하기

Steward는 같은 업무·담당·보존 조건의 폴더나 자료 묶음을 조사하고, 조건이 다른 파일은 예외로 구분합니다. Owner는 현재 업무뿐 아니라 후속 업무·증빙·보존 필요를 확인합니다. 파일 크기·마지막 수정일·폴더 이름은 점검 대상을 찾는 단서이며, 자동 제외·삭제 기준으로 사용하지 않습니다.

이관 제외는 삭제 승인이 아닙니다. 이관 판정, 원본의 보존·폐기 판단, 실제 실행·검증 상태를 기존 기록에서 나눠 적습니다. 필요한 조건이 확인된 범위부터 이관하고 제외·보류 항목은 추적합니다. 확인 중이라는 이유로 기존 개인정보 처리·통지 기한이나 전문 규정의 의무를 늦추지 않습니다. 원본 보존·폐기 판단 · 개인정보 권리 요청의 기존 경로

자료 유형별로 판단해 보기

단계별로 판단과 실행을 연결하기

거버넌스팀은 단계별 누락·진행·결과를 확인하고 쟁점과 관계 부서를 연결합니다. 공통 기준의 최종 승인·이견과 예외의 최종 조정은 현재 미정 사항으로 관리하며 기존 보안·전문 규정상 승인권을 대신하지 않습니다. 저장소 변경의 기술 검증 · 업무 영향 확인 · 이관 자료의 등록·저장

두 기록에 같은 자료를 연결한 예시

다음은 기존 기록의 항목을 이용한 연습입니다. 실제 담당자·지정·위임은 미확인이며 실제 이관·검증·원본 처리는 미실행입니다. 새 대장이나 파일마다 작성하는 별도 양식을 요구하지 않습니다.

저장용량·교육·반복 점검에 적용하기

10GB는 개인 기본 용량을 검토하기 위한 출발점입니다. 거버넌스팀은 적용 대상·업무 예외·재검토 조건의 기준을 마련하고 IT는 실제 서비스별 용량과 설정 영향을 확인합니다. 직원 PC에 있던 부서 공동 자료도 업무 주체와 사용 범위에 따라 목적지를 정합니다. 공동 업무 자료의 전체 이관량에 개인 한도를 일괄 적용하지 않습니다.

GWS 저장량에는 Drive·Gmail·Google Photos 등이 포함되고 공유 드라이브의 자료도 조직 저장량에 포함됩니다. 사용자 한도와 조직 전체 용량을 구분하며 실제 에디션·기능·적용 범위는 확인합니다. 같은 조직 안에서 저장 위치만 옮긴 양을 전체 용량 절감으로 세지 않습니다. Google · 조직 저장량의 계산과 확인^[1] · Google · 사용자 저장 한도 설정^[2]

공동 업무 자료의 목적지로 공유 드라이브를 검토할 때는 조직 소유·접근 방식과 필요한 보호·보존 조건을 대조합니다. 현재 경로의 공유 상태가 새 목적지에서 그대로 유지된다고 가정하지 않습니다. 기존 자료가 이미 Drive에 있는 경우에도 이동에 따라 접근이 달라질 수 있습니다. Google · 공유 드라이브와 소유권^[3] · Google · 공유 드라이브 이동 시 접근 확인^[4]

GWS 전환 전에 공통 기준·교육·선별 기록·미결 처리 경로를 마련하고 선정한 자료 묶음에 적용해 봅니다. 구체적인 대상·일정·자원·일반 점검 주기는 회사별로 Owner와 협의하며 기존 전문 규정의 기한·주기가 우선합니다. 전환 이후에도 프로젝트 종료·담당 변경·정기 점검에 보관 필요를 재확인합니다. 도입과 시범 적용 · 관리 상태 재검토

AI/Agent는 필요할 때 중복 의심·대용량·담당 미확인 후보를 찾고 판정안을 준비하는 보조 수단으로 검토합니다. 입력 자료의 제공 권한·보호·외부 처리 조건과 결과 확인 역할을 먼저 정합니다. 도구의 추천만으로 이관 제외·삭제를 확정하지 않으며 실제 연결·자동 조치는 별도 검토 대상입니다. AI 데이터 적합성 기준

이 적용 예시는 회사의 공통 책임 분담과 문서·보존·이전 기준을 연결합니다. 공통 기준·교육·진행 확인은 거버넌스팀, 업무 필요 판단은 Owner, 조사·판정안·기록·후속 확인은 Steward, 기술 실행·검증은 IT 등 기존 역할이 맡습니다. 참조 기준과 적용 범위

함께 볼 관리 영역과 다음 업무

함께 읽기: 범위의 근거는 위 관리 영역에서, 보호·승인 조건은 제공된 사내 규정에서 확인합니다.