전 그룹사 공통 업무 절차 · 기록과 확인 상태를 쓰는 법 · 용어 풀이
언제 사용하는가
업무별로 정한 점검 시점이나 중요한 업무 변화에 따라 관리 상태를 종합 검토합니다. 점검 주기와 목표치는 회사별로 달리 정하고 해당 업무 Owner와 협의하며, 전문 규정의 요구를 준수합니다.
지금 할 일
- 정기 검토 대상과 실제 사용 목적·담당·열린 문제를 모읍니다.
- 각 자료를 유지·개선·종료 검토 중 어디로 이어갈지 근거와 함께 적습니다.
- 필요한 결정과 후속 작업의 담당·확인 계기를 정해 기록합니다.
기술·데이터 요청은 거버넌스팀이 먼저 접수해 유관 부서를 파악하고 연결합니다. 실제 접수 주소는 별도 선정입니다. 보안 사고 의심은 일반 접수를 기다리지 않고 기존 보안 대응 절차에 즉시 연결합니다.
정보주체의 열람·정정·삭제·처리정지·동의 철회 요청은 일반 접수·담당 연결을 기다리지 않고 기존 개인정보 접수·처리 경로로 바로 전달합니다. 개인정보 열람·정정·삭제·처리정지 요청 연결하기
접수 방법과 기존 기록 연결 · 담당자나 권한을 모를 때의 확인 요청
무엇을 준비하는가
대상 범위, 실제 이용 목적·책임 지정, 품질·갱신·공유·운영 기록, 열린 문제.
어떤 순서로 진행하는가
- 현재 필요와 책임을 확인한다
- 기준·권한·품질·운영이 실제와 맞는지 확인한다
- 유지 / 개선 / 종료 검토로 나눈다
- 필요한 판단을 해당 역할에 연결한다
- 담당·후속 확인을 정한다
단계별 Owner·Steward 업무
Owner는 실제 지정·위임 범위에서 업무 판단을 수행합니다. Steward는 기존 권한 안에서 자료를 정리·점검·갱신하고, 기술 설정·수정·보안 검토는 해당 담당에게 연결합니다. 단계마다 새 결재를 요구하지 않으며, 새 기준·중요 영향·조건 이탈이 있을 때 필요한 판단을 받습니다. 별도 승인과 전문 규정의 요건은 그대로 적용합니다.
| 진행 단계 | Owner가 판단·확인할 일 | Steward가 준비·수행할 일 | 다음 단계에 넘길 결과 |
|---|---|---|---|
| 1. 현재 필요와 책임을 확인한다 | 현재 업무 목적·수요·책임 범위가 유지되는지 판단한다. | 사용처·이용 현황·실제 지정·인계 기록을 확인하고 달라진 사실을 모은다. | 현재 필요·책임과 변경·미확인 항목 |
| 2. 기준·권한·품질·운영이 실제와 맞는지 확인한다 | 정의·품질·갱신 기준이 현재 업무에 적합한지 확인한다. | 등록 내용·검사 결과·권한 검토·운영 증거를 해당 담당과 대조한다. | 기준 대비 실제 상태와 미적용·오래된 설명 |
| 3. 유지 / 개선 / 종료 검토로 나눈다 | 유지·개선·종료 검토의 업무상 방향과 우선순위를 판단한다. 종료 검토 자체를 폐기 승인으로 보지 않는다. | 각 방향의 근거·영향·선행 조건을 정리한다. | 자료별 방향과 열린 문제·보존/보류 조건 |
| 4. 필요한 판단을 해당 역할에 연결한다 | 자신의 범위를 넘는 기준·예외·보존·폐기 결정은 기존 권한자 또는 미결 조정 경로에 연결한다. | 거버넌스팀 접수로 관련 역할을 연결하고 해당 승인·보존 절차의 결과를 추적한다. | 판단·승인 근거 또는 미결 상태·다음 확인 |
| 5. 담당·후속 확인을 정한다 | 다음 점검·개선의 업무 기준과 필요한 지원을 협의한다. | 담당·후속 행동·확인 시점·재검토 조건을 기록하고 목록과 요청 기록을 갱신한다. | 다음 담당이 이어받을 수 있는 유지·개선·종료 검토 기록 |
일상 수행·업무 판단·승인을 구분하는 기준 · 두 기록을 끝까지 연결한 가상 예시
어떤 경우에 다른 경로로 가는가
정상 유지면 활동 기록을 점검하고 문제 처리하기, 관리체계 공백은 이미 모인 자료 관리 시작하기, 변경은 바뀌는 데이터와 업무 영향 확인하기, 종료·보존 조정은 자료 보존·폐기 판단하기. ‘사용량이 적다’만으로 폐기 결정을 대신하지 않는다.
어디까지 확인하면 끝나는가
대상별 유지·개선·종료 검토 근거와 다음 담당이 정해지고 필요한 후속 절차로 연결된다. 정기 검토 종료와 실제 개선·폐기 실행 완료는 별개로 표시한다.
누가 판단하고 수행하는가
현업 Owner가 업무 필요·품질·영향을 판단합니다. 거버넌스팀은 자료 요청·이행 확인·개선 요청과 경과·결과 확인을 수행합니다. 보호·기술·보존 조건은 해당 역할에 연결합니다. 주기와 목표치는 회사별로 달리 정하고 업무별 Owner와 협의합니다.
결과를 남길 때 확인할 항목
대상·적용 기준·실행 결과·남은 문제와 다음 담당을 기존 기록에서 이어갑니다. 공통 기록 항목을 참고하되, 이 업무에서 남길 내용은 아래 예시와 함께 확인합니다.
작성 예시: 활용이 줄어든 부서 보고서를 재검토하는 경우
설명용 가상 예시입니다. 실제 자료·지정·승인·운영 결과로 바꿔 기록합니다.
| 항목 | 기록한 내용 |
|---|---|
| 현재 필요 | 사용 부서와 의사결정에서의 쓰임을 확인. 조회 건수만으로 종료를 결정하지 않음. |
| 관리 상태 | 현업 담당·갱신 상태·품질 이슈·공유 범위·보존 조건을 함께 검토. |
| 판단 요청 | 유지 가치, 개선할 문제, 종료 시 영향과 보존 요구를 해당 책임 역할에 제시. |
| 결과 표시 | 검토 완료 / 개선 과제 진행 중처럼 검토와 실행 상태를 나눔. |
| 다음 연결 | 유지는 반복 점검, 개선은 해당 업무 안내, 보존·폐기는 별도 판단 절차로 연결. |
인계할 때: 보안 관련 역할에는 목적·자료 내용·분류·이용/수신 범위·적용 조건·기존 승인 근거를, IT에는 원천/대상 위치·변경 전후·시점·오류/실행 기록·요청 결과를 전달합니다. 필요한 범위와 기존 보호 조건을 지킵니다.
두 기록의 연결
- 데이터 관리 목록의 항목 ID 또는 위치
- 요청·처리 기록의 ID 또는 위치
- 연결한 기존 대장·정의서·결재·운영 기록
함께 볼 관리 영역과 다음 업무
이 업무에 적용할 세부 기준
함께 읽기: 범위의 근거는 위 관리 영역에서, 보호·승인 조건은 제공된 사내 규정에서 확인합니다.