상세 규정 수립 계획 작성 우선순위 제안

메일에서 요청한 업무와 규정의 연결

메일에서는 전 부서의 월별 자료를 Google Drive에 모아 사용하고 있다고 설명합니다. 직접 요청한 네 가지는 명확한 규칙, 접근 통제, 활동 기록, 점검 절차입니다. 2022년 이후 자료의 정확성 정비와 향후 분석·AI 활용도 요구합니다. 아래 연결과 순서는 이 요구를 해석한 제안입니다.

우선 적용할 항목과 작성 상태

1. P0 · 현재 운영의 규칙·통제
2. P1 · 과거 자료와 정의 정비
3. P2 · 분석·AI·구조 검토

P0의 네 업무를 먼저 한 묶음으로 확인하고, P1은 실제 자료와 업무 기준을 대조하며 적용합니다. P2도 요구·검토 항목을 작성했지만 실제 데이터 구조·기술 명세·AI 운영 책임은 추가 확인이 필요합니다. 보존·승인 조건을 확인하기 전 일괄 삭제하지 않는 처리 조건은 P0부터 함께 적용합니다. 현재 흐름 파악은 P0, 현재 지표 정의는 P1에 연결하고 목표 구조·새 제품의 구축과 구분합니다. P0·P1·P2는 정비 순서이며 사내 보안 규정의 문서 코드와 별개입니다. 현재 점검에서 발견한 오류의 정정, 운영 중인 취합·연계의 변경·실패와 보호 확인은 상황이 생기면 함께 적용하며 P1·P2 정비를 기다리지 않습니다.

레거시 자료의 GWS 이관에 적용할 작성 범위

기존 호텔 메일의 요청과 별도로, 경영진은 GWS 전환 전에 업무상 필요한 자료를 선별하고 정리·교육·반복 관리를 정착시킬 기준을 마련하도록 지시했습니다. 대상은 기존 파일서버·NAS·PC·공용 폴더에서 GWS Drive로 옮길 자료입니다. 호텔 사례의 2022년 이후 범위를 전사 이관의 공통 기간으로 확대하지 않습니다.

보존·정리·폐기·복구 지침 중 이관 선별·원본 후속 처리·교육 기준은 GWS 전환 전 마련할 범위로 다룹니다. 위 정비 순서를 기다리며 미루지 않습니다. 이관 판정은 문서·콘텐츠의 공통 기준, 현업의 단계별 수행은 레거시 이관 적용 예시, 기술 실행·검증은 저장·운영에 연결합니다.

공통 기준·교육·진행·이행 확인은 거버넌스팀이 주관하고, Owner·Steward·IT·보안 및 전문 역할은 기존 관할대로 판단·수행합니다. 실제 용량·보존 연수·제품·도구·개별 승인자를 새로 확정한 것은 아닙니다. 남은 결정과 별도 실행계획

11개 관리 영역에 다시 매핑하기

전체 11개 영역은 유지합니다. 아래 순서는 호텔 메일에 필요한 규정을 먼저 구체화하기 위한 것으로, 관리영역 자체의 중요도 순위를 뜻하지 않습니다.

지침별 세부 항목·책임·확인사항

각 묶음에서 실제 작성한 영역별 세부 적용 기준으로 이동할 수 있습니다. 적용 시점·처리 기준·역할·기록·완료 조건·미확인 시 처리를 확인하고, 실제 수치·기한·승인자는 확인된 규정과 회사 결정에 따라 채웁니다. 기존 기록을 재사용합니다.

세부 규칙의 범위와 남은 확인

아래 펼침 표는 거버넌스 담당자가 관리 범위를 빠뜨리지 않았는지 대조할 관점입니다. 연결된 항목이 문서에 있다는 사실과 실제 현업에서 기준이 적용·검증됐다는 사실은 구분합니다. 오른쪽의 실제 지정·자료·조건을 확인한 뒤 적용 결과를 남깁니다.

먼저 확인할 운영 결과

첫 적용 범위는 실제로 사용하는 자료 묶음에서 선정합니다. 예를 들어 월별 부서 보고 자료 한 묶음을 대상으로 아래 네 요청을 함께 확인할 수 있습니다. 이 예시는 적용 대상·일정을 확정한 것이 아닙니다.

데이터 관리 목록과 요청·처리 기록을 연결해 관리합니다. 선정 범위의 확인을 호텔 전체의 정비 완료나 AI 활용 승인으로 확대하지 않습니다.

실제 환경에서 추가로 확인할 자료

• 메일에 첨부됐다고 언급된 현재 데이터 구조와 부서별 폴더·파일 목록: 이번 대화에는 첨부 내용이나 실제 Drive 링크가 없어 구조 검토는 수행하지 않았습니다.
• Google 계정 종류·Workspace 에디션, My Drive/공유 드라이브 여부, 실제 관리·감사 권한. 저장용량 증설만으로 기능 지원을 판단하지 않습니다.
• 부서별 실제 담당 지정·승인 경로, 그룹·개별 사용자·외부 공유 목록과 설정.
• 2022년 이후 자료의 대표 표본, 원천·기간·통화·단위·산식·코드·월별 갱신 기준.
• 실제 활동 로그·버전 이력 표본과 별도 보관 여부, 복구·백업 구성, 자료별 보존·보류 조건.

Google의 공식 안내는 Drive 감사 로그의 조회·조사 조건과 기록되지 않는 활동을 구분합니다.^[6] Drive 로그 보관 범위는 6개월로 안내되므로, 과거 2022년 이후의 전체 행위 기록은 별도 보관 여부를 확인해야 합니다.^[7]